Tenir sa comptabilité de médecin remplaçant

Les obligations dépendent de votre régime fiscal :

• au micro-BNC, vous devez pouvoir justifier du montant de vos recettes : tenez un registre chronologique des sommes perçues et conservez les justificatifs ;
• en déclaration contrôlée, vous tenez un livre-journal des recettes et des dépenses professionnelles, et un registre des immobilisations et des amortissements.

Le modèle de contrat du CNOM le rappelle aussi : le remplaçant doit remplir les obligations comptables normales qui lui sont imposées.

Pour un remplaçant, les recettes sont essentiellement les rétrocessions versées par les médecins remplacés. Pour chaque remplacement, notez :

• le nom du médecin remplacé et le lieu ;
• les dates du remplacement ;
• le montant reçu, la date et le mode de paiement ;
• les versements en plusieurs fois (acompte puis solde).

En comptabilité de trésorerie, une recette se rattache à l’année où vous l’encaissez. Une rétrocession d’un remplacement de décembre payée en janvier compte donc pour l’année suivante.

Gardez le relevé d’actes et le contrat de chaque remplacement : ils justifient vos recettes et facilitent le rapprochement avec vos relevés bancaires.

En déclaration contrôlée, les dépenses nécessaires à l’activité, justifiées et payées dans l’année, sont déductibles. Pour un remplaçant, on retrouve souvent :

• les cotisations sociales obligatoires (Urssaf, CARMF) ;
• l’assurance responsabilité civile professionnelle ;
• la cotisation ordinale ;
• les frais de déplacement entre votre domicile et les cabinets, au réel ou selon le barème kilométrique fiscal ;
• les frais de logement lors de remplacements éloignés, s’ils sont liés à l’activité ;
• le petit matériel médical, la mallette, le téléphone professionnel, pour leur part professionnelle ;
• la formation professionnelle, les livres et abonnements médicaux ;
• les frais de tenue de compte bancaire professionnel et de logiciel de comptabilité ;
• les honoraires d’expert-comptable et l’adhésion à une association de gestion agréée.

Le matériel dont la valeur est importante et qui sert plusieurs années ne se déduit pas en une fois : il s’amortit et s’inscrit au registre des immobilisations.

Au micro-BNC, aucune dépense n’est déduite : l’abattement forfaitaire de 34 % en tient lieu. Tenir le suivi de vos frais reste utile pour savoir si la déclaration contrôlée serait plus avantageuse.

• Ouvrez un compte bancaire dédié à l’activité : recettes et dépenses professionnelles y passent, et rien d’autre.
• Enregistrez chaque opération au fil de l’eau, par exemple une fois par semaine.
• Photographiez ou numérisez chaque justificatif et classez-le par mois.
• Rapprochez chaque mois votre journal de votre relevé bancaire.
• Conservez vos pièces : le délai de reprise de l’administration fiscale court en principe jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle de l’imposition.

Un tableur suffit pour quelques remplacements au micro-BNC. En déclaration contrôlée, un logiciel de comptabilité pour professions libérales vous fait gagner du temps : import bancaire, catégories préparées, édition de la déclaration 2035. Un expert-comptable reste la solution la plus sûre si vos revenus sont importants ou votre situation complexe.

Quel que soit l’outil, la règle est la même : chaque ligne doit correspondre à un justificatif et à un mouvement bancaire.

• Mélanger dépenses personnelles et professionnelles sur un même compte.
• Oublier une rétrocession reçue en début d’année pour un remplacement de l’année précédente.
• Déduire une dépense sans justificatif, ou un équipement coûteux en une seule fois au lieu de l’amortir.
• Déduire des frais réels tout en restant au micro-BNC : l’abattement de 34 % les couvre déjà.
• Attendre la date limite pour tout reconstituer à partir des relevés bancaires.

• Chaque mois ou trimestre : déclaration et paiement à l’offre simplifiée de l’Urssaf, si vous l’avez choisie.
• Au printemps : déclaration 2035 en déclaration contrôlée, puis déclaration de revenus et 2042 C PRO.
• En fin d’année : relancer les rétrocessions non versées et faire le point sur le seuil du micro-BNC.

Ces informations sont générales et à jour à la date indiquée. Elles ne remplacent pas un conseil personnalisé : pour votre situation, rapprochez-vous de votre conseil départemental de l’Ordre, de l’Urssaf, de la CARMF, de l’administration fiscale ou d’un professionnel du chiffre.